Total Landed Cost richtig berechnen

Total Landed Cost sind die gesamten Kosten einer Ware bis zu einem festgelegten Bestimmungsort. Erst diese Rechnung zeigt, was eine verkaufsfähige Einheit das Unternehmen tatsächlich kostet.

Der Stückpreis auf dem Lieferantenangebot ist nur der Anfang. Werkzeuge, Qualitätsprüfungen, Transport, Zoll, Abfertigung, Finanzierung und erwartete Fehlerkosten können einen erheblichen Anteil ausmachen. Total Landed Cost verbindet diese Positionen in einer einheitlichen Rechnung. Dadurch lassen sich Hersteller, Lieferländer und Lieferbedingungen sinnvoll vergleichen.

Unternehmen verwenden den Begriff unterschiedlich. Entscheidend ist deshalb eine feste Rechenlogik: dieselbe Produktversion, derselbe Qualitätsumfang, derselbe Bestimmungsort und derselbe betrachtete Zeitraum.

Welche Kosten in die Rechnung gehören

• Warenwert gemäß gültiger Spezifikation und Bestellmenge
• Werkzeuge, Formen, Entwicklung und Muster, verteilt auf eine realistische Absatzmenge
• Exportverpackung, Kennzeichnung und zusätzliche Produktunterlagen
• Qualitätsprüfungen, Laborprüfungen und gegebenenfalls Werksbesuche
• Fracht, Umschlag, Versicherung und Transport bis zum Bestimmungsort
• Zoll und mögliche zusätzliche Abgaben auf Grundlage der richtigen Warentarifnummer und des Ursprungs
• Abfertigung, Zollvertretung, Lagerung und Inlandstransport
• Finanzierung, Wechselkursrisiko und Kapitalbindung
• Erwartete Kosten für Ausschuss, Nacharbeit, Reklamationen und Lieferverzug

Die Einfuhrumsatzsteuer ist gesondert zu behandeln. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Vorsteuer abziehen. Dann ist sie vor allem ein Liquiditätsthema und keine dauerhafte Produktkostenposition. Die steuerliche Behandlung gehört in die Abstimmung mit der zuständigen Fachberatung.

Die Grundformel

Kosten je Einheit = Gesamtkosten ÷ verkaufsfähige Einheiten

Der Nenner ist wichtig. Wenn bei 2.000 bestellten Einheiten voraussichtlich nur 1.960 Einheiten verkaufsfähig sind, müssen sich die Kosten auf 1.960 Einheiten verteilen. Eine Rechnung mit der bestellten Menge würde den tatsächlichen Einstand zu niedrig darstellen.

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel

Ein Unternehmen bestellt 2.000 Einheiten zu einem Ab-Werk-Preis von 24,00 Euro. Für das fiktive Beispiel wird ein Zollsatz von 3 Prozent angenommen. Die tatsächliche Höhe hängt von Warentarifnummer, Ursprung und möglichen zusätzlichen Maßnahmen ab.

Der Ab-Werk-Preis von 24,00 Euro steigt in diesem Beispiel auf 30,09 Euro je verkaufsfähiger Einheit am Bestimmungsort. Ein regionales Angebot von 28,80 Euro je Einheit wäre unter denselben Qualitäts- und Zahlungsbedingungen günstiger. Bei höheren Mengen können sich Werkzeug- und Prüfkosten jedoch auf mehr Einheiten verteilen. Deshalb muss die Rechnung für die tatsächlich geplante Menge erstellt werden.

Zollwert und Einfuhrabgaben

Für die Zollrechnung genügt es nicht, den Rechnungsbetrag mit einem Prozentsatz zu multiplizieren. In den Zollwert können Kosten bis zur EU-Grenze einfließen. Auch die Bemessungsgrundlage der Einfuhrumsatzsteuer kann neben dem Zoll weitere Kosten enthalten. Für das konkrete Produkt müssen Warentarifnummer, Ursprung, Lieferbedingung und mögliche Antidumpingmaßnahmen geprüft werden.

Eine falsche Warentarifnummer kann die Kalkulation zu niedrig oder zu hoch ausfallen lassen. Bei wiederkehrenden oder wirtschaftlich bedeutenden Einfuhren kann eine verbindliche Zolltarifauskunft sinnvoll sein. Die konkrete Einreihung sollte mit Zollvertretung und fachlicher Beratung abgestimmt werden.

Lieferbedingungen richtig vergleichen

Die Incoterms®-Regeln legen fest, an welchen Punkten Kosten und Transportrisiko zwischen Verkäufer und Käufer wechseln. Sie regeln nicht automatisch Eigentum, Zahlungsbedingungen oder Produktverantwortung. Ein EXW-Angebot und ein DDP-Angebot sind deshalb nicht direkt vergleichbar. Für die Kalkulation wird jedes Angebot bis zum gleichen Bestimmungsort ergänzt. Unbekannte Kosten bleiben als offene Position sichtbar und werden nicht mit null angesetzt.

Kapitalbindung berechnen

Eine hohe Anzahlung mehrere Monate vor dem Verkauf bindet Liquidität. Für eine erste Näherung lässt sich rechnen:

Kapitalkosten = gebundener Betrag × jährlicher Kapitalkostensatz × Tage ÷ 365

Bei einer genaueren Rechnung werden Anzahlung, Restzahlung und jeweilige Zeiträume getrennt betrachtet. Ein Lieferant mit höherem Stückpreis kann wirtschaftlicher sein, wenn er kleinere Lose, spätere Zahlung oder eine kürzere Wiederbeschaffungszeit ermöglicht.

Risiken mit Szenarien bewerten

Ein pauschaler Sicherheitsaufschlag verdeckt, welche Risiken die Rechnung tatsächlich treiben. Besser ist eine Szenariorechnung. Wenn bei einer Produktgruppe in 5 Prozent der Aufträge eine Nacharbeit von 8.000 Euro anfällt, beträgt der statistische Erwartungswert 400 Euro je Auftrag. Die Annahme bleibt unsicher, ist aber transparent und kann später mit Erfahrungsdaten verbessert werden.

Variieren Sie mindestens Bestellmenge, Fracht, Wechselkurs, Ausschuss und Lieferzeit. So wird sichtbar, ab wann eine Option günstiger wird und welche Kostenposition das Ergebnis bestimmt. Dreht bereits eine kleine Änderung die Rangfolge, braucht das Vorhaben eine Absicherung oder einen größeren wirtschaftlichen Abstand.

Die Kalkulation zur Freigabe

Vor der Bestellung sollte die Rechnung auf einer Seite zusammengeführt werden. Sie enthält Angebotsversion, Lieferbedingung, Bestimmungsort, Wechselkurs, Warentarifnummer, Zollannahme, erwartete verkaufsfähige Menge, Zahlungsplan und die größten Risiken. Zusätzlich wird festgehalten, wer die Annahmen geprüft und die Bestellung freigegeben hat.

Quellen und Vertiefung

• Zoll: Berechnung von Einfuhrabgaben
• Access2Markets: Tariffs
• International Chamber of Commerce: Incoterms® 2020